Depuis plusieurs années, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) a été mise en place pour simplifier les démarches administratives des entreprises et faciliter la transmission des données sociales. Mais en quoi consiste-t-elle ? Comment fonctionne-t-elle ? Quelles sont les obligations des employeurs ? Cet article vous propose un tour d’horizon de la DSN et de ses enjeux.
Qu’est-ce que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration unifiée qui permet aux entreprises de transmettre, de manière dématérialisée et sécurisée, les informations sociales relatives à leurs salariés aux différents organismes concernés (Urssaf, caisses de retraite, Pôle emploi, etc.). Elle a pour objectif de remplacer progressivement les différentes déclarations sociales existantes (DUCS, DADS-U, attestation Pôle emploi, etc.) par une seule et unique démarche. La DSN est ainsi devenue obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé depuis le 1er janvier 2017.
Les avantages de la DSN pour les entreprises
La mise en place de la DSN présente plusieurs avantages majeurs pour les entreprises :
- Simplification des démarches administratives : la DSN permet de regrouper l’ensemble des déclarations sociales en un seul et même envoi, simplifiant ainsi les procédures et réduisant le risque d’erreurs.
- Gain de temps : grâce à la dématérialisation des démarches, les entreprises peuvent réaliser des économies de temps conséquentes en évitant les envois papier et les saisies multiples.
- Fiabilité des données : la DSN constitue une source unique d’information pour tous les organismes sociaux, garantissant ainsi une meilleure fiabilité des données transmises.
- Sécurité : la transmission des données via la DSN est sécurisée grâce à l’utilisation du protocole de communication HTTPS et à l’authentification par certificat électronique.
Les obligations des employeurs
Afin de pouvoir bénéficier des avantages offerts par la DSN, les employeurs doivent respecter certaines obligations :
- Tenir à jour leur logiciel de paie : il est impératif que le logiciel utilisé pour la gestion de la paie soit compatible avec la DSN. Les employeurs doivent donc veiller à ce que leur logiciel soit régulièrement mis à jour.
- Saisir les informations relatives aux salariés : dans le cadre de la DSN, les employeurs doivent renseigner toutes les informations nécessaires concernant leurs salariés (identité, adresse, situation familiale, etc.) et tenir compte des éventuelles modifications (embauche, licenciement, congés maternité ou maladie, etc.).
- Respecter les échéances de déclaration : la DSN doit être transmise mensuellement, au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période d’emploi, selon la taille de l’entreprise. Des pénalités peuvent être appliquées en cas de retard ou de non-respect des échéances.
La procédure de mise en place de la DSN
Pour mettre en place la DSN au sein de leur entreprise, les employeurs doivent suivre plusieurs étapes :
- Vérifier la compatibilité du logiciel de paie : il est important que le logiciel utilisé soit à jour et conforme aux normes requises pour la DSN.
- Se procurer un certificat électronique : pour garantir la sécurité des données transmises, les employeurs doivent disposer d’un certificat électronique délivré par un organisme agréé.
- Effectuer une phase préparatoire : avant de démarrer la transmission des données via la DSN, il est conseillé aux entreprises de réaliser une phase préparatoire (recensement des informations, vérification des paramètres du logiciel, etc.).
- Déclarer et payer les cotisations sociales : une fois que tout est prêt, les employeurs peuvent procéder à la déclaration et au paiement des cotisations sociales via la DSN.
L’accompagnement proposé aux entreprises
Pour aider les employeurs dans leurs démarches liées à la DSN, plusieurs dispositifs d’accompagnement ont été mis en place :
- Le site officiel de la DSN (www.dsn-info.fr) propose une multitude de ressources et d’outils pour comprendre et maîtriser le dispositif : guides, fiches pratiques, FAQ, etc.
- Des webinaires et des formations sont régulièrement organisés par les organismes sociaux pour sensibiliser les entreprises aux enjeux de la DSN et les aider à se conformer à leurs obligations.
- Enfin, les entreprises peuvent solliciter l’aide de leur expert-comptable ou de leur éditeur de logiciel de paie pour les accompagner tout au long du processus de mise en place et de gestion de la DSN.
Ainsi, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un dispositif qui vise à simplifier les démarches administratives des entreprises en matière de déclarations sociales. En respectant certaines obligations et en suivant les étapes nécessaires à sa mise en place, les employeurs peuvent bénéficier des avantages offerts par cette démarche unifiée et sécurisée. Les dispositifs d’accompagnement proposés leur permettent également de s’approprier plus facilement ce nouvel outil et d’en tirer pleinement profit.
