La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne est une étape cruciale dans le processus d’embauche d’un salarié. Cet article vous explique en détail les enjeux de cette démarche, ses modalités et vous livre quelques conseils pour la réaliser avec succès.
Qu’est-ce que la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
La Déclaration préalable à l’embauche ou DPAE est une formalité obligatoire pour tout employeur qui souhaite embaucher un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale. Cette démarche permet notamment de simplifier et d’alléger les formalités administratives liées à l’embauche d’un salarié, en regroupant plusieurs déclarations obligatoires auprès de différents organismes sociaux.
L’objectif principal de la DPAE est de faciliter l’inscription du nouveau salarié aux différentes caisses et organismes concernés par son statut professionnel. Elle permet également de vérifier que les employeurs respectent leurs obligations légales, notamment en matière de lutte contre le travail illégal et dissimulé.
Les informations nécessaires pour effectuer une DPAE en ligne
Pour réaliser une DPAE, il est indispensable de fournir un certain nombre d’informations sur le futur salarié et sur l’emploi qu’il va occuper. Voici les principales données à renseigner :
- Les coordonnées de l’employeur (raison sociale, adresse, numéro SIRET, etc.)
- Les informations relatives au salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale, etc.)
- La date prévue d’embauche
- Le type de contrat (CDI, CDD, apprentissage, etc.) et sa durée si elle est limitée
- La nature de l’emploi occupé par le salarié et son code APE/NAF
- Le temps de travail prévu (temps plein ou temps partiel)
Comment effectuer une DPAE en ligne ?
Pour faciliter cette démarche administrative et la rendre plus rapide, il est possible d’effectuer une DPAE en ligne. Voici les étapes à suivre pour réaliser cette déclaration :
- Inscrivez-vous sur le site internet de l’Urssaf ou sur celui de votre organisme conventionné (MSA pour les employeurs agricoles). Vous devez disposer d’un compte employeur pour accéder aux services en ligne.
- Connectez-vous à votre espace personnel avec vos identifiants.
- Sélectionnez le service « Déclaration préalable à l’embauche » dans la liste des services proposés.
- Renseignez les informations demandées concernant le futur salarié et l’emploi qu’il va occuper.
- Vérifiez que toutes les données saisies sont exactes et conformes aux informations figurant sur le contrat de travail.
- Validez la déclaration pour qu’elle soit prise en compte par l’organisme concerné.
Une fois la DPAE validée, vous recevrez un accusé de réception par courriel. Ce document atteste que vous avez bien effectué la déclaration préalable à l’embauche et doit être conservé pendant 5 ans.
Les délais et les sanctions en cas de manquement
La DPAE doit être réalisée dans un délai précis : elle doit être envoyée à l’Urssaf ou à la MSA au plus tôt 8 jours avant la date prévue d’embauche du salarié. Passé ce délai, l’employeur s’expose à des sanctions financières allant jusqu’à 7 500 euros d’amende (article L.1221-11 du Code du travail).
En outre, si l’employeur ne réalise pas cette démarche, il peut également être tenu pour responsable en cas d’accident du travail subi par le salarié non déclaré. La responsabilité civile et pénale de l’employeur peut alors être engagée.
Les avantages de la DPAE en ligne pour les employeurs
Faire une DPAE en ligne présente plusieurs avantages pour les employeurs :
- Un gain de temps : les démarches sont simplifiées et centralisées sur une seule plateforme, évitant ainsi les erreurs et les oublis.
- Une meilleure traçabilité : l’accusé de réception délivré suite à la déclaration en ligne permet de justifier du respect des obligations légales en cas de contrôle.
- Un suivi facilité : les employeurs peuvent consulter et modifier leur DPAE en ligne, ce qui leur permet de suivre l’évolution de leurs déclarations et d’en conserver une trace facilement accessible.
La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne est donc un outil incontournable pour les employeurs désireux de se conformer aux obligations légales en matière d’embauche et de suivre efficacement leurs démarches administratives. En prenant le temps de maîtriser cet outil, ils faciliteront leur quotidien et celui de leurs futurs salariés.
